Depuis son entrée en vigueur le 25 mai 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a profondément modifié le paysage de la protection des données personnelles en Europe. Ce texte vise à harmoniser les législations européennes en matière de protection des données et à renforcer les droits des citoyens. Les entreprises doivent désormais se conformer à ces nouvelles règles, sous peine de sanctions pouvant atteindre des montants considérables. Dans cet article, nous vous proposons d’analyser l’impact du RGPD sur les entreprises et de dégager quelques conseils pratiques pour vous aider à vous mettre en conformité.
Une responsabilisation accrue des entreprises
Le RGPD repose sur un principe fort : celui de la responsabilisation des acteurs qui collectent et traitent des données personnelles. Les entreprises sont ainsi tenues de mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la protection des données qu’elles traitent. Elles doivent également être en mesure de démontrer qu’elles respectent les principes du RGPD, notamment ceux de minimisation des données, d’exactitude et d’intégrité.
Cette responsabilisation se traduit par plusieurs obligations nouvelles ou renforcées pour les entreprises :
- L’enregistrement des traitements : les entreprises doivent tenir un registre des activités de traitement qu’elles effectuent, dans lequel elles consignent notamment les finalités du traitement, les catégories de personnes concernées et les mesures de sécurité mises en place. Ce registre doit être tenu à jour et être accessible à la demande des autorités de contrôle.
- L’analyse d’impact : pour certains traitements à risque, les entreprises doivent réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) avant de mettre en œuvre le traitement. Cette analyse vise à identifier et évaluer les risques liés au traitement, ainsi qu’à déterminer les mesures à mettre en place pour les atténuer.
- La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) : certaines entreprises doivent désigner un DPO pour les assister dans leur mise en conformité avec le RGPD. Le DPO est un expert en matière de protection des données qui joue un rôle d’interface entre l’entreprise, les personnes concernées et les autorités de contrôle.
Des droits renforcés pour les personnes concernées
Le RGPD a également renforcé les droits des personnes dont les données sont traitées :
- Le droit d’accès : toute personne peut demander à l’entreprise qui traite ses données de lui communiquer l’ensemble des informations la concernant.
- Le droit de rectification : chaque individu peut exiger que ses données soient rectifiées si elles sont inexactes ou incomplètes.
- Le droit à l’effacement, ou « droit à l’oubli » : une personne peut demander la suppression de ses données dans certaines circonstances, par exemple si elle retire son consentement au traitement ou si les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Le droit à la portabilité : ce droit permet aux personnes de récupérer leurs données dans un format structuré et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement.
- Le droit d’opposition : les individus peuvent s’opposer à tout moment au traitement de leurs données pour des raisons tenant à leur situation particulière, notamment en cas de prospection commerciale.
Pour garantir l’exercice de ces droits, les entreprises doivent mettre en place des procédures internes permettant de répondre efficacement aux demandes des personnes concernées. Elles doivent également informer clairement et précisément ces dernières sur leurs droits et sur les modalités d’exercice de ceux-ci.
Des sanctions renforcées en cas de non-conformité
Le RGPD prévoit des sanctions administratives en cas de non-respect des règles qu’il édicte. Ces sanctions peuvent être prononcées par les autorités nationales de contrôle (en France, la CNIL) et peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total.
Ces montants dissuasifs témoignent de la volonté des législateurs européens d’inciter les entreprises à prendre au sérieux leurs obligations en matière de protection des données. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, plusieurs entreprises ont ainsi été sanctionnées pour non-conformité, avec des amendes parfois très élevées.
Conseils pratiques pour se mettre en conformité
Pour vous aider à vous conformer au RGPD, voici quelques conseils pratiques :
- Développez une culture de la protection des données : sensibilisez vos collaborateurs aux enjeux de la protection des données et formez-les aux bonnes pratiques à adopter. La mise en conformité doit être une démarche collective impliquant l’ensemble de l’entreprise.
- Identifiez les traitements réalisés : recensez les traitements de données personnelles effectués au sein de votre entreprise et identifiez les principaux risques associés.
- Mettez en place les mesures nécessaires : adaptez vos processus internes pour garantir le respect des principes du RGPD (minimisation des données, exactitude, sécurité…).
- Documentez votre conformité : tenez un registre des traitements et réalisez des analyses d’impact sur la protection des données si nécessaire.
- Développez une politique de réponse aux demandes d’exercice des droits : prévoyez des procédures permettant de répondre efficacement aux sollicitations des personnes concernées.
L’impact du RGPD sur les entreprises est considérable, tant sur le plan organisationnel que financier. Les enjeux sont donc de taille et nécessitent une prise de conscience des responsabilités qui incombent aux entreprises en matière de protection des données personnelles. En adoptant une démarche proactive et en mettant en œuvre les mesures appropriées, les entreprises pourront se conformer au RGPD et ainsi renforcer la confiance de leurs clients et partenaires.